Индивидуальные предприниматели (ИП) в России не обязаны вести полноценный бухгалтерский учет — им не нужно составлять бесконечные проводки, делать баланс и знать весь список активных и пассивных счетов. Но заниматься бухгалтерией ИП все же придется — поэтому без сложностей и вопросов не обойтись. Разберемся в материале, какими способами ИП может вести бухгалтерию, и какой вариант наиболее удобен.
Что делать нужно, если вы — ИП
Несмотря на то, что ИП не должны вести бухучет в полном смысле этого слова, им все равно нужно правильно рассчитывать налоги и понимать, как обстоят дела в бизнесе. Для этого и следует вести учёт доходов и расходов — это нужно и для того чтобы ИФНС в любой момент могла проверить, правильно ли вы все делаете.
К тому же ИП необходима налоговая учетная политика с прописанным порядком ведения учёта и расчета налогов, а также с бланками используемых документов — об этом говорится в Налоговом кодексе РФ.
Как это делать: 5 вариантов
Ведение бухгалтерии для ИП требует особого внимания и ответственности — но как лучше это делать? Есть несколько вариантов, каждый из которых имеет свои особенности и подходит под разные условия и объемы деятельности ИП. Расскажем о них подробнее.
Все самостоятельно
Конечно, чтобы сэкономить и держать полный контроль над всеми финансами, можно вести бухучет самостоятельно — только нужно учитывать, что человеку без многолетнего опыта, знаний и навыков сделать это будет нелегко. К тому же есть большая вероятность ошибиться — тогда проблем и штрафов не избежать.
Если ИП решает самостоятельно заниматься бухгалтерией, ему придется:
- регистрироваться в налоговой и получать все необходимые документы;
- вести учёт доходов и расходов, включая первичную документацию (чеки, накладные, акты выполненных работ);
- заполнять налоговую отчетность в зависимости от выбранной системы налогообложения (УСН, ЕНВД, патентная система и др.);
- вовремя оплачивать налоги и страховые взносы.
Полный перечень всего, чем предстоит заниматься предпринимателю в вопросах ведения учета зависит от его вида деятельности, специфики (товары или услуги), наличия сотрудников, особенностей системы налогообложения и других факторов: сниженная ставка УСН для отдельных регионов, необходимость платить отдельные виды налогов и взносов.
Такой вариант подойдёт ИП на УСН, ПСН без наемных работников или с небольшим количеством сотрудников, однако в любом случае предпринимателю придется самостоятельно следить за сроками подачи отчетности и формами документов. Фактически — проводить мониторинг перед подачей каждого документа.
Через сервис онлайн-бухгалтерии
Второй вариант — специализированные сервисы, которые помогают автоматизировать многие процессы бухгалтерского учета. Они предлагают удобные интерфейсы для ввода данных, автоматического расчета налогов и формирования отчетностей.
Для небольших предприятий на разных системах налогообложения это оптимальный способ, потому что обычно такие сервисы включают в себя ЭДО, актуальные формы отчетности и даже календарь с напоминаниями.
Как это работает? Например, есть удобный автоматизированный онлайн-сервис “Моё дело”. В нём можно спокойно вести учёт, создавать отчетность, и отправлять ее в разные госорганы. Исходя из данных пользователя, система сама подсказывает, когда и какой отчет ему сдавать. Поэтому постоянно следить за календарем отчетности не придется. Также, система "Моего дела" помогает пользователю заполнять отчёты. Так что самому искать и изучать правила, а также скачивать актуальные формы бланков не нужно. Ошибиться при этом довольно сложно.
Кроме того, в таких сервисах обычно есть возможность сразу уплатить налоги и получать консультации от экспертов. Конечно, придется немного поучиться, как работать с такими сервисами, но это точно легче чем полностью изучить бухучет.
Найм бухгалтера в штат
Если ваш бизнес достаточно крупный и требует регулярного учета большого объема операций, то можно рассмотреть вариант найма штатного бухгалтера. Он будет работать непосредственно в вашей компании и заниматься всеми вопросами бухгалтерии — вы сможете все контролировать, но избавиться от “головной боли”, связанной с бухучетом.
Это точно очень удобно, но и очень дорого — найти “бухгалтера-многостаночника” нелегко, а несколько специалистов требуют больших расходов на содержание в штате — организацию рабочих мест, закупку специализированного ПО, выплату отпускных, больничных, отчислений из заработной платы. При этом на практике даже штат бухгалтеров может не справляться с обязанностями.
Аутсорсинг бухгалтерских услуг
Многие делегируют ведение бухгалтерии сторонним фирмам. Это удобно, когда нет желания заниматься подбором специалистов самостоятельно, или нет лишних денег на то, чтобы содержать целый штат бухгалтеров.
Часто аутсорсинговые компании предлагают свои услуги ведения всех участков бухгалтерии по цене одного штатного бухгалтера. Например, так делает компания «Моё дело» — при покупке тарифа на бухобслуживание клиент получает сразу пять специалистов, которые работают на него. Это бухгалтер, кадровик, налоговый эксперт, юрист и персональный бизнес-ассистент. Если бы все они были в штате ИП, за каждого пришлось бы дополнительно платить налоги, взносы, а также каждый периодически уходил бы в отпуск и на больничный. При работе с аутсорсингом таких сложностей нет.
Однако во всём есть подводные камни. Сейчас на рынке достаточно много аутсорсинговых компаний, и доверять бухгалтерию первой встречной опасно. Важно, чтобы исполнитель нес ответственность за свою работу, в том числе материальную. Иначе велика вероятность того, что за ошибки специалистов из аутсорсинга придётся расплачиваться бизнесу.
Например, в аутсорсинге бухгалтерии «Моё дело» каждого клиента страхуют на 100 000 000 руб. Это означает, что компания возместит все штрафы, которые возникли по вине ее специалистов. Согласитесь, работать на таких условиях гораздо комфортнее, чем просто на доверии.
Фрилансер или приходящий бухгалтер
Ещё один вариант — обратиться за помощью к частному бухгалтеру, который будет закрывать необходимые задачи удаленно. Это удобно, потому что фрилансер может работать по гибкому графику и оказывать услуги по мере необходимости.
Такой вариант подойдёт малому и среднему бизнесу любых форм собственности и систем налогообложения — специалист возьмёт все хлопоты на себя и сам выберет систему, через которую будет подавать отчетность. Но здесь есть риск ошибок, потому что найти подходящего специалиста нелегко — у бухгалтеров есть специализация, и не все из них имеют актуальный конкретно для вас опыт, а достоверно проверить квалификацию фрилансера почти невозможно.
В любом случае, прежде чем сделать выбор, ИП стоит оценить и учесть все важные аспекты:
- объем работы: чем больше операций, тем сложнее их вести самостоятельно.
- финансовые возможности: наем бухгалтера или использование специализированных сервисов требуют дополнительных затрат.
- знания и опыт: хватит ли навыков, чтобы все делать самостоятельно.
Каждый предприниматель выбирает тот способ, который лучше соответствует его потребностям и возможностям. Главное — обеспечить своевременное и правильное выполнение всех обязательств перед государством, чтобы избежать штрафов и проблем с налоговыми органами.